白条能否入账，坏账如何核销

——“合规沙龙”详析涉税业务风险

本报记者 贺艳　　通讯员 朱千莎

　　近日，国家税务总局重庆市开州区税务局联合开州高新技术产业开发区 (以下简称开州高新区) 管委会举办了“税企面对面 合规大家谈”主题沙龙，为 25 家制造业专精特新企业代表就研发费用加计扣除、已开票未收款税务处理、农产品采购凭证管理等税费业务的处理方法，以及如何防范高频税费风险事项作了针对性剖析与讲解，引导企业精准适用税费优惠政策、规范涉税业务管理行为、筑牢合规经营底线。

　　享优惠和坏账处理，资料均须妥善留存

　　开州高新区作为首批成渝地区双城经济圈产业合作示范园区、重庆市第一批智慧园区建设试点单位，目前已入驻319家企业，其中，国家重点“小巨人”企业 3 家、市级专精特新企业 100 家，2025 年实现工业总产值 75.36 亿元，对区域经济发展的创新驱动效应已开始显现。

　　“研发费用加计扣除优惠政策采取‘真实发生、自行判别、申报享受、相关资料留存备查’的办理方式。备查资料不完整是企业高频易发问题。”活动中，针对园区企业研发环节多、投入高、涉税核算复杂的特点，开州区税务局所得税科税务干部李斐向企业人员讲解了研发费用加计扣除业务处理时的常发风险。李斐介绍说，企业申请享受研发费用加计扣除优惠政策，必须留存完整的研发项目计划书、立项决议文件、研发人员名单、研发费用分配明细和研发支出辅助账及汇总表等关键资料10年以上。如果资料缺失或费用扣除归集不规范，将面临调整应纳税所得额、补缴税款及滞纳金的风险，给企业带来不必要损失。

　　活动现场，针对企业代表提出的“已开票未收回货款税务处理”问题，开州区税务人员表示，根据《中华人民共和国增值税法》规定，企业销售货物，若已开具发票，即使未收到款项，企业均需全额如实申报缴纳增值税，同时确认收入并计入当期应纳税所得额。对于因特殊原因确实无法收回的应收账款且符合税法规定条件的，可在企业所得税汇算清缴时，通过填报《资产损失税前扣除及纳税调整明细表》申报扣除。在此过程中，企业务必留存好合同、发货单、签收记录、催款记录、经营异常证明和法院判决等佐证材料，确保损失扣除真实合规。

　　严把财务审核关，不合规凭证不入账

       规范财务报销工作、加强凭证入账审核是企业内控管理的关键，严把财务审批与发票审核关口、杜绝不合规票据列支，是企业防范涉税风险、规范经营的重要举措。

　　“企业销售人员跨区域租房产生的费用，应该取得规范的房屋租赁代开发票，如果取得的扣除凭证不规范，或者以白条入账的方式列入销售费用抵扣经营成本，企业就会面临虚增成本的风险……”活动中，税务人员结合典型涉税违法案例，重点梳理了食堂采购、办公用品采购、跨区域房屋租赁等业务场景下，一些企业因入账凭证不规范而带来的税务风险。

　　税务人员提醒企业代表，企业发生的各类支出必须取得合法合规的税前扣除凭证，对此企业财务部门须严把审核关口，严禁以不合规凭证或“白条”入账抵扣成本，否则将面临税务机关处罚，得不偿失。

　　税务人员指出，根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》 规定，“白条入账”仅适用于对方为依法无需办理税务登记的单位或从事小额零星经营业务的个人，且需载明收款方信息、支出项目、金额等内容。企业食堂采购、办公用品采购等经常性业务支出，虽单笔金额较小，但不满足“零星”条件，企业可采取定点合作、定期结算等方式取得合规发票，从源头上规避涉税风险。

　　“今年，我们将启用制造执行系统与仓储管理系统，通过数字化管理解决人工管理效率低、易出错、账实不同步等问题，以此提升财务管理规范化水平。税务人员的风险提醒很及时，讲解的防风险措施非常实用，对我们很有帮助。”佳意新材料科技 (重庆) 有限公司财务负责人冯先生说。

　　此次沙龙活动，税务人员共现场解答企业问题 31 个，收集意见建议8条，发放税法政策资料100余份。

　　开州区税务局党委书记、局长彭丹表示，该局将结合企业需求不断深化“税务+园区”协作机制，常态化开展税法政策宣传、税收风险提醒、定制化业务辅导等服务，通过引导企业筑牢合规根基，有效降低税收风险，促进区域经济高质量发展。

　　“白条入账”，是一种通俗说法。从税收角度看，“白条入账”是企业在发生应税行为时，用手写收据、便条等非正式凭证作为依据，代替正规凭证登记入账的行为，税务风险较高。

　　6月中旬，国家税务总局曝光3起涉税中介违法违规案件。其中，广东惠州某涉税中介，通过“白条入账”等方式虚列成本费用，虚假申报纳税，达到少缴税费款的目的。企业出现“白条入账”行为，反映出其在凭证管理方面存在明显漏洞，需要引起高度重视。

　　什么是“白条入账”?

　　“白条入账”，是一种通俗说法。从税收角度看，“白条入账”是企业在发生应税行为时，用手写收据、便条等非正式凭证作为依据，代替正规凭证登记入账的行为。结合实践中常见情形，信永中和(北京)税务师事务所合伙人孔令文将“白条入账”行为分为两大类。

　　第一类是企业实际发生了与取得收入有关的、合理的支出，但受企业财税内控水平、财税人员能力或外部环境等因素影响，出现无票列支的情形。例如，企业向金融机构支付手续费、利息支出，部分企业财税人员误以为银行提供的各类纸质回单属于合规凭证，未向金融机构申请开具发票，仅以银行回单作为税前扣除凭证，人为造成“白条入账”。

　　第二类“白条入账”行为，是企业未实际发生支出，或实际发生的支出不属于与取得收入有关的、合理的支出，同时通过“白条入账”掩盖个人消费，或虚构业务以达到多列成本费用、少缴税款的目的。比如，有的企业管理层将家庭保险费、子女教育费等个人消费作为企业成本费用，在税前列支。但是，相关发票往往明确列示了支出内容且无法调整。有的企业明知此类支出不允许在企业所得税税前扣除，仍选择用内部审批单等自制凭证“虚构成本费用”入账，从而出现“白条入账”的情况。

　　没有发票就不能扣除?

　　国家税务总局常德市税务局所得税科干部吴贤介绍，“白条入账”的核心，是企业以不合规的税前扣除凭证入账，并进行税前扣除。实务中，常见的“白条”包括在纸上简单写明收支事由和金额的手写收据、便条，企业内部自制的采购清单、费用报销单等内部凭证。“事实上，发票并非唯一的合规税前扣除凭证。”吴贤说。

　　根据现行政策，部分特殊情况下，企业可用其他合规税前扣除凭证入账。比如，境内支出不属于增值税应税项目，可以外部凭证(对方为单位)或内部凭证(对方为个人)扣除(税务总局规定可以开具发票的除外)。境外支出可凭具有发票性质的相关凭证扣除。企业在补开、换开发票、其他外部凭证过程中，因对方注销、撤销、依法被吊销营业执照、被税务机关认定为非正常户等特殊原因无法补开、换开发票、其他外部凭证的，可以通过符合规定的资料，证实支出的真实性，再进行税前扣除。

　　根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》，符合规定的资料通常包括：无法补开、换开发票、其他外部凭证原因的证明资料(工商注销、机构撤销、列入非正常经营户、破产公告等证明资料)；相关业务活动的合同或者协议；采用非现金方式支付的付款凭证；货物运输的证明资料；货物入库、出库内部凭证；企业会计核算记录以及其他资料。“值得注意的是，前三项为必备资料。”吴贤说。

　　当交易对方为依法无需登记的单位或小额零星个人时，企业可凭代开发票或收款凭证、内部凭证进行扣除。收款凭证必须载明单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等信息。需要注意的是，企业不得故意将大额交易拆分成多笔小额交易，并以“零星支出”的收据代替发票入账，一旦被税务机关查处，税务风险较高。

　　如何避免“白条入账”?

　　企业以“白条”入账，不仅税前扣除受阻，而且可能被罚款、加收滞纳金，面临纳税缴费信用级别下降的风险。情形严重的，还可能涉嫌刑事犯罪。

　　基于此，孔令文建议企业财税人员，在日常税务处理中，应先判断相关支出的合规性，分析相关支出是否属于“实质用于生产经营”、是否“与企业取得收入有关”。如果相关支出不满足税前扣除的条件，无论企业是否取得合规税前扣除凭证，该支出都无法税前扣除。对于符合税前扣除条件的支出，企业则需要进一步审核相关凭证是否合规。

　　“不同类型的企业可从不同维度入手，强化凭证管理。”孔令文分析，对于中小微企业，尤其是民营企业，出现“白条入账”行为往往是因为管理层不重视税务合规要求，对相关政策存在理解偏差。对此，他建议企业管理层增强税务合规意识，严格区分家庭支出、个人消费与企业经营支出，避免边界不清，并通过制定企业内部制度或规范进行有效管控。

　　对于大中型企业来说，出现“白条入账”的情况，通常是因为企业内控制度不完善、不健全。因此，孔令文建议企业从优化内控制度入手，结合企业的业务实际，对照《企业所得税税前扣除凭证管理办法》的要求，细化报销制度、票据管理制度等内部规章制度，提升日常取票、用票、审票的合规性。

　　来源：中国税务报   2026年07月17日   版次：05   作者：本报记者 李雨柔