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企业“私车公用”涉税实务问题

发文时间：2023-06-26

作者：冯欣

来源：中国集体经济

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一、“私车公用”支出的分类

企业发生的“私车公用”相关支出，一般情况下有支付租金、承担车辆运行费和发放现金补贴三种方式。

（一）支付租金

是指企业支付给员工的让渡车辆使用权补偿。企业向员工支付租金的，支付的依据应当要有企业与员工个人签订车辆租赁使用合同，在合同中约定企业向员工支付的让渡车辆使用权而发生的相关支出，包括租金、车辆运行费用等，企业可凭员工到税务部门代开的增值税专用发票，按受益对象在企业的成本费用中列支。

（二）承担车辆运行费

车辆运行费包括车辆使用过程中发生的燃料费、过路费、停车费等直接费用，以及发生的不具有唯一性、专属性的费用，如保险费、保养费、维修费等间接费用。企业承担车辆运行费的，也应当有企业与员工个人签订车辆租赁使用合同，并在合同中约定由企业承担在“私车公用”过程中产生的车辆运行相关支出，一般情况下该类支出由员工先行垫付再凭正规发票据实报销，按受益对象在企业的成本费用中列支。

（三）发放现金补贴

企业按照内部有关管理制度的规定，定期或定额定标准向员工发放的“私车公用”现金补贴，直接造表发放或凭票报销，相当于“车改补贴”或“交通补贴”性质，在职工薪酬项目列支。

二、“私车公用”涉税情况分析

针对企业而言，“私车公用”所涉及的税种主要有增值税、企业所得税及个人所得税，有关的涉税风险点主要有增值税的进项税额抵扣、企业所得税的税前扣除和个人所得税的代扣代缴。从企业与员工是否签订车辆租赁使用合同来分类，可以将“私车公用”划分为“未签订租赁合同的管理模式”和“签订租赁合同的管理模式”，不同的业务管理模式下，企业涉税风险差别极大。假定本文中的企业是增值税一般纳税人、“私车公用”的业务真实、产生的进项税不属于《增值税暂行条例》第十条规定的“不得从销项税额中抵扣的进项税额”范畴。

（一）增值税进项税额抵扣

如果双方未签订车辆租赁使用合同，在税务认定上，无法核实该项租赁业务的真实性和合理性，也无法确定企业承担的车辆运行费是用于企业公务还是个人，即使取得了可抵扣进项税额的增值税专用发票或其他发票的，相关的进项税额的抵扣也存在一定的风险。如果企业与员工签订了相关租赁合同，在合同中对租赁车辆的用途、租金、费用承担等事项进行约定，属于车辆运行直接费用的，可认定企业购买的该项服务属于与企业生产经营活动有关的支出，相关增值税进项税额的抵扣也不存在风险，属于车辆运行间接费用的，认定为应当由员工个人承担的支出，增值税进项税额不得抵扣。需要注意的是，属于员工在购车时取得的机动车销售统一发票上的增值税税额，由于车辆本身登记的是员工本人的名字，机动车销售统一发票上的购买方也为员工个人，该部分进项税额不是企业支付的，应由员工个人负担，因此，不得在企业进行抵扣。

（二）企业所得税税前扣除

根据《企业所得税法》规定：“企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除，与取得收入无关的其他支出，在计算应纳税所得额时不得扣除”。按照该规定，企业支付的租金及车辆运行支出的税前扣除需满足以下条件。

1.签订租赁合同

签订租赁合同不仅影响租金支付业务的合理性，更影响与之相关的车辆运行费用的真实性，因此，签订租赁合同是企业所得税税前扣除的必备条件，未签订租赁合同的，无法证明相关支出是因私还是因公，更无法证明相关支出的合理性与真实性。

2.明确合同约定事项

在签订租赁合同时，应在合同中约定“私车公用”过程中发生的相关支出由企业承担。仅用于企业生产经营有关的直接支出才能够企业所得税前扣除，合同未约定的或发生的不具有唯一性、专属性的间接支出，因无法明确区分是因公还是个人发生的，不得在税前扣除。

3.取得正规发票

未取得正规发票的，即使能够证明该项支出与企业取得收入相关，可直接将该部分认定为“不合规票据”支出，不得在税前扣除。

需要注意的是，企业以发放现金补贴方式对员工的“私车公用”行为进行补偿的，在涉税处理上应区别对待，在管理模式和业务处理上，现金补贴可认定为工资薪金，也可认定为职工福利费，认定为属于合理的工资薪金范畴的，在计算应纳税所得额时据实扣除（国有性质的企业工资薪金总额超过政府有关部门给予的限定数额的，从其规定），属于职工福利费范畴的，在不超过企业当年度工资薪金总额的14%部分据实扣除。

（三）个人所得税代扣代缴

员工取得的个人因任职或者受雇取得的工资、薪金、资金、年终加薪、劳动分红、津贴、补贴以及与任职或者受雇有关的其他所得，应按规定缴纳个人所得税。双方未签订租赁合同的，企业支付给员工的租赁费、车辆运行相关的直接费用和间接费用、直接发放的现金补贴，应作为员工的任职受雇所得，企业应按“工资薪金所得”代扣代缴员工的个人所得税。双方签订租赁合同的，租赁业务由员工到税务局代开增值税专用发票，员工按“财产租赁所得”计算缴纳个人所得税，企业支付的车辆运行有关的直接费用由员工先垫付、再报销的可不作为员工个人的应税所得，车辆运行有关的间接费用、现金补贴应作为员工的应税所得，由企业按“工资薪金所得”代扣代缴个人所得税。近年来部分省市已下发“代开发票时不再附征个人所得税文件”，发票备注栏统一注明“个人所得税由扣缴义务人（支付方）依法预扣预缴或代扣代缴”，如果企业未履行扣缴义务的，按照《税收征管法》规定：“扣缴义务人应扣未扣、应收而不收税款的，由税务机关向纳税人追缴税款，对扣缴义务人处应扣未扣、应收未收税款50%以上3倍以下的罚款”，企业应对员工代开的发票应进行仔细甄别，并按规定履行好个人所得税扣缴义务。

综上所述，针对“私车公用”业务，企业为防范涉税风险，做到费用报销合理、规范，税前扣除理由充分，建议做到以下三点：

一是采用“签订租赁合同”的业务管理模式。与员工签订车辆租赁合同，明确企业与员工的权利与义务，在合同中对租金、车辆运行费用的分摊及承担比例进行约定，让相关支出有据可依；

二是建立完善“私车公用”内控管理制度。建立“私车公用”的出车记录登记台账，包括但不仅限于车牌号、出车时间、往返地点、行驶里程、出车事由等，健全费用报销审批流程及补贴支付标准，确保“私车公用”业务事项真实、报销依据充分、列支标准合理；

三是加强税企协作。目前，对于“私车公用”业务的涉税处理，国家税务总局还未出台明确的统一规定，企业当地税务机关具有一定的自由裁量权，对于涉税问题的处理可能还会有一些惯例，因此，企业应积极主动与当地税务部门进行沟通和联系，保持良好的税企关系，以达到降低企业涉税风险的目的。

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