企业“私车公用”涉税实务问题
发文时间:2023-06-26
作者:冯欣
来源:中国集体经济
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一、“私车公用”支出的分类 


企业发生的“私车公用”相关支出,一般情况下有支付租金、承担车辆运行费和发放现金补贴三种方式。


(一)支付租金


是指企业支付给员工的让渡车辆使用权补偿。企业向员工支付租金的,支付的依据应当要有企业与员工个人签订车辆租赁使用合同,在合同中约定企业向员工支付的让渡车辆使用权而发生的相关支出,包括租金、车辆运行费用等,企业可凭员工到税务部门代开的增值税专用发票,按受益对象在企业的成本费用中列支。


(二)承担车辆运行费


车辆运行费包括车辆使用过程中发生的燃料费、过路费、停车费等直接费用,以及发生的不具有唯一性、专属性的费用,如保险费、保养费、维修费等间接费用。企业承担车辆运行费的,也应当有企业与员工个人签订车辆租赁使用合同,并在合同中约定由企业承担在“私车公用”过程中产生的车辆运行相关支出,一般情况下该类支出由员工先行垫付再凭正规发票据实报销,按受益对象在企业的成本费用中列支。


(三)发放现金补贴


企业按照内部有关管理制度的规定,定期或定额定标准向员工发放的“私车公用”现金补贴,直接造表发放或凭票报销,相当于“车改补贴”或“交通补贴”性质,在职工薪酬项目列支。


二、“私车公用”涉税情况分析 


针对企业而言,“私车公用”所涉及的税种主要有增值税、企业所得税及个人所得税,有关的涉税风险点主要有增值税的进项税额抵扣、企业所得税的税前扣除和个人所得税的代扣代缴。从企业与员工是否签订车辆租赁使用合同来分类,可以将“私车公用”划分为“未签订租赁合同的管理模式”和“签订租赁合同的管理模式”,不同的业务管理模式下,企业涉税风险差别极大。假定本文中的企业是增值税一般纳税人、“私车公用”的业务真实、产生的进项税不属于《增值税暂行条例》第十条规定的“不得从销项税额中抵扣的进项税额”范畴。


(一)增值税进项税额抵扣


如果双方未签订车辆租赁使用合同,在税务认定上,无法核实该项租赁业务的真实性和合理性,也无法确定企业承担的车辆运行费是用于企业公务还是个人,即使取得了可抵扣进项税额的增值税专用发票或其他发票的,相关的进项税额的抵扣也存在一定的风险。如果企业与员工签订了相关租赁合同,在合同中对租赁车辆的用途、租金、费用承担等事项进行约定,属于车辆运行直接费用的,可认定企业购买的该项服务属于与企业生产经营活动有关的支出,相关增值税进项税额的抵扣也不存在风险,属于车辆运行间接费用的,认定为应当由员工个人承担的支出,增值税进项税额不得抵扣。需要注意的是,属于员工在购车时取得的机动车销售统一发票上的增值税税额,由于车辆本身登记的是员工本人的名字,机动车销售统一发票上的购买方也为员工个人,该部分进项税额不是企业支付的,应由员工个人负担,因此,不得在企业进行抵扣。


(二)企业所得税税前扣除


根据《企业所得税法》规定:“企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除,与取得收入无关的其他支出,在计算应纳税所得额时不得扣除”。按照该规定,企业支付的租金及车辆运行支出的税前扣除需满足以下条件。


1.签订租赁合同


签订租赁合同不仅影响租金支付业务的合理性,更影响与之相关的车辆运行费用的真实性,因此,签订租赁合同是企业所得税税前扣除的必备条件,未签订租赁合同的,无法证明相关支出是因私还是因公,更无法证明相关支出的合理性与真实性。


2.明确合同约定事项


在签订租赁合同时,应在合同中约定“私车公用”过程中发生的相关支出由企业承担。仅用于企业生产经营有关的直接支出才能够企业所得税前扣除,合同未约定的或发生的不具有唯一性、专属性的间接支出,因无法明确区分是因公还是个人发生的,不得在税前扣除。


3.取得正规发票


未取得正规发票的,即使能够证明该项支出与企业取得收入相关,可直接将该部分认定为“不合规票据”支出,不得在税前扣除。


需要注意的是,企业以发放现金补贴方式对员工的“私车公用”行为进行补偿的,在涉税处理上应区别对待,在管理模式和业务处理上,现金补贴可认定为工资薪金,也可认定为职工福利费,认定为属于合理的工资薪金范畴的,在计算应纳税所得额时据实扣除(国有性质的企业工资薪金总额超过政府有关部门给予的限定数额的,从其规定),属于职工福利费范畴的,在不超过企业当年度工资薪金总额的14%部分据实扣除。


(三)个人所得税代扣代缴


员工取得的个人因任职或者受雇取得的工资、薪金、资金、年终加薪、劳动分红、津贴、补贴以及与任职或者受雇有关的其他所得,应按规定缴纳个人所得税。双方未签订租赁合同的,企业支付给员工的租赁费、车辆运行相关的直接费用和间接费用、直接发放的现金补贴,应作为员工的任职受雇所得,企业应按“工资薪金所得”代扣代缴员工的个人所得税。双方签订租赁合同的,租赁业务由员工到税务局代开增值税专用发票,员工按“财产租赁所得”计算缴纳个人所得税,企业支付的车辆运行有关的直接费用由员工先垫付、再报销的可不作为员工个人的应税所得,车辆运行有关的间接费用、现金补贴应作为员工的应税所得,由企业按“工资薪金所得”代扣代缴个人所得税。近年来部分省市已下发“代开发票时不再附征个人所得税文件”,发票备注栏统一注明“个人所得税由扣缴义务人(支付方)依法预扣预缴或代扣代缴”,如果企业未履行扣缴义务的,按照《税收征管法》规定:“扣缴义务人应扣未扣、应收而不收税款的,由税务机关向纳税人追缴税款,对扣缴义务人处应扣未扣、应收未收税款50%以上3倍以下的罚款”,企业应对员工代开的发票应进行仔细甄别,并按规定履行好个人所得税扣缴义务。


综上所述,针对“私车公用”业务,企业为防范涉税风险,做到费用报销合理、规范,税前扣除理由充分,建议做到以下三点:


一是采用“签订租赁合同”的业务管理模式。与员工签订车辆租赁合同,明确企业与员工的权利与义务,在合同中对租金、车辆运行费用的分摊及承担比例进行约定,让相关支出有据可依;


二是建立完善“私车公用”内控管理制度。建立“私车公用”的出车记录登记台账,包括但不仅限于车牌号、出车时间、往返地点、行驶里程、出车事由等,健全费用报销审批流程及补贴支付标准,确保“私车公用”业务事项真实、报销依据充分、列支标准合理;


三是加强税企协作。目前,对于“私车公用”业务的涉税处理,国家税务总局还未出台明确的统一规定,企业当地税务机关具有一定的自由裁量权,对于涉税问题的处理可能还会有一些惯例,因此,企业应积极主动与当地税务部门进行沟通和联系,保持良好的税企关系,以达到降低企业涉税风险的目的。


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企业获得内贸险理赔款,需要缴纳所得税吗?

  依托宁波港口优势,我公司业务范围广泛,并具备规范的进出口贸易资质。为了进一步完善业务风险管控体系,我公司想就一些金额大、账期长以及较集中的项目合同投保内贸险。我想了解的是,企业投保内贸险时,在税务处理上应该注意什么?若获得内贸险理赔款,需要缴纳所得税吗?

  ——宁波中策动力机电集团有限公司财务负责人 梅欢

  内贸险的全称,是国内贸易信用保险。宁波大学商学院特聘研究员、副教授季浩介绍,内贸险是一种保障企业国内贸易应收账款安全的保险产品,有利于降低企业在贸易活动中面临的交易违约风险。今年6月,国内贸易信用保险共保体(以下简称共保体)正式成立,首期即提供高达100亿元的保险保障额度。共保体由国内多家保险公司组成,通过直接保险与再保险联通模式,提升内贸险承保能力,有效解决内贸险数据积累不足、保障能力不够等问题。

  投保内贸险有何作用?

  当前,我国不断推动内外贸一体化发展,国内内贸行业赊销情况较为普遍,2024年末我国规模以上工业企业应收账款达26.06万亿元,较2023年末增长8.6%。季浩介绍,应收账款的规模攀升,扩大了市场对内贸险的需求。以宁波为例,2025年1月—9月,中国出口信用保险公司宁波分公司已支持219家宁波企业拓展国内市场,内贸险总承保金额达213.4亿元。

  宁波作为全国首批内外贸一体化试点和首个国家保险创新综合试验区,在内贸险的帮助下,不少外贸企业迈开国内市场和国际市场“两条腿”,融入“双循环”,开拓新商机。例如,浙江前程石化股份有限公司在拓展内贸业务时,曾因下游买方资金紧张,导致45万元货款被拖欠。得益于投保的内贸险,该公司及时获得了赔付,有效化解了资金风险。该公司相关负责人顾杨表示,在内贸险的助力下,企业更能放心大胆地承接国内订单,实现了出口与内销的“内外兼修”。

  季浩提醒,企业在投保内贸险时,应基于赊销规模、客户结构及历史坏账情况进行综合判断。具体来说,企业应仔细甄别保险产品与条款,重点关注保障范围、免责事项、赔偿比例及免赔额等核心要素,确保保障内容与自身风险敞口相匹配。在此基础上,优先考虑那些偿付能力强、理赔效率高、能提供资信调查等增值服务的保险公司或共保体。

  从实践看,企业需要进行科学的成本效益分析,对比统保与选择性投保的模式差异,将保费成本与可能减少的坏账损失、获得的融资增信等收益进行权衡后再投保,并合理设置自留风险比例以降低保费。企业在完成投保后,仍需要履行如实告知、定期申报等保单义务,并持续加强内部客户信用管理与应收账款催收工作,将内贸险作为整体风控体系的重要组成部分。

  获得理赔后是否纳税?

  企业投保内贸险,还应注意税务处理的合规性。企业在投保内贸险发生支出时,对于取得的增值税专用发票所载明的进项税额,如果不属于用于简易计税项目、免税项目、集体福利或个人消费等明确规定不得抵扣的情形,可以从销项税额中予以抵扣。

  国家税务总局宁波市江北区税务局所得税科科长张玉庆提醒,企业为保障自身经营活动(如货物运输、交易风险等)而投保内贸险的支出,符合税前扣除条件的,可据实在企业所得税税前扣除。在扣除过程中,企业应注意投保业务与其生产经营活动的相关性,取得保险公司开具的增值税发票,并且需要留存保险合同、保费支付凭证等资料备查,以证明支出的真实性与合理性。

  企业获得内贸险理赔款后,应先弥补企业发生的损失。企业发生的损失,减除责任人赔偿和保险赔款后的余额,依照国务院财政、税务主管部门的规定扣除。若理赔款弥补完企业发生的损失后仍有余额,该余额应计入当期应纳税所得额,缴纳企业所得税。因此,建议企业建立“投保—支出—理赔—核算”全流程的资料留存机制,包括合同、发票、理赔文件、损失证明等,在企业所得税汇算清缴时结合税收政策,梳理税会差异,必要时咨询税务机关,确保税务合规处理。

  保险公司需要注意什么?

  内贸险不仅涉及投保企业,还涉及支付理赔款的保险公司。作为赔付方的保险公司,在税务处理上又需要注意什么呢?

  中国出口信用保险公司宁波分公司财务负责人孙燕介绍,保险公司收到申请后,会对报案进行审核,如审核理赔材料的完整性、真实性以及与保单的关联性,核查贸易背景的真实性等,以判定损失是否在保障范围内且无免责事由;对于大额损失、买方失联等需现场核实的风险,需要委托相关人员或第三方进行查勘定损。审核通过后,保险公司会根据保单约定的赔偿比例计算赔款,支付给被保险方,从而履行其补偿企业应收账款坏账损失的政策性职能。完成赔付的同时,保险公司会取得代位求偿权,可向违约买方进行追偿,以此管理自身风险。整个流程旨在通过及时赔付,兑现保险合约承诺,帮助企业稳定现金流,维护商业信用环境。

  “保险企业在赔付过程中,应当加强对涉税事项的合规性管理。”宁波世铭税务师事务所有限公司总经理余海辉提醒,在企业所得税方面,保险公司需要注意《财政部 国家税务总局关于保险公司准备金支出企业所得税税前扣除有关政策问题的通知》(财税[2016]114号)的规定。其中第三条规定,保险公司按国务院财政部门的相关规定提取的已发生已报案未决赔款准备金和已发生未报案未决赔款准备金,准予在税前扣除。已发生已报案未决赔款准备金,按最高不超过当期已经提出的保险赔款或者给付金额的100%提取;已发生未报案未决赔款准备金按不超过当年实际赔款支出额的8%提取。

  因此,保险公司对于会计上提取的赔款准备金,在进行企业所得税汇算清缴时应按照税法规定进行处理,对于超过税法规定限额的部分,应作纳税调增。同时,若赔付后通过代位追偿从第三方收回款项,保险公司需要将收回金额计入当期应纳税所得额。对于发生的赔付支出,保险公司应确保符合税前扣除条件,即支出真实发生、与企业经营收入直接相关且金额合理,并留存相关报案记录、定损报告、赔付协议、银行支付凭证、被保险人收款证明等资料。